Il verbale di condominio è un documento fondamentale per la vita di condominio. Consiste in un resoconto dello svolgimento dell’assemblea dal quale è possibile desumere quanti condomini erano presenti, cosa si è discusso, su quali argomenti si è deliberato e con quali maggioranze.
È da considerarsi uno strumento rigoroso, poiché rappresenta una verifica tecnica dei fatti avvenuti alla presenza di chi redige il verbale e nel preciso momento in cui lo redige.
Affinché la deliberazione possa considerarsi valida devono essere messi a verbale alcuni elementi fondamentai. Come prima cosa, all’inizio dell’assemblea, i condomini provvederanno a nominare un presidente (che dirigerà lo svolgimento della riunione) ed un segretario (che sarà tenuto a redigere materialmente il verbale). La mancata nomina del presidente e del segretario, così come l’omessa indicazione degli stessi a verbale è una mera irregolarità che non comporta l’invalidità delle decisioni (Cass. 15 luglio 1980, n.4615). In seguito il presidente verifica e mette a verbale che tutti i condomini (con nome dei condomini ed i rispettivi millesimi) siano stati regolarmente invitati e presenti all’assemblea. Ricordiamo, infatti, che a norma del sesto comma dell’art. 1136 c.c. “l’assemblea non può deliberare, se non consta che tutti i condomini sono stati invitati alla riunione”. Inoltre è necessario, pena l’invalidità della delibera, che per ogni decisione adottata sia chiaramente desumibile chi ha votato a favore, chi ha votato contro ed i quorum con cui si è deliberato verbalizzando le operazioni di voto.
L’art. 1136 c.c. all’ultimo comma stabilisce che “Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore”.
La mancata tenuta del predetto registro è considerata una grave irregolarità dell’amministratore e può comportarne la sua revoca, secondo quanto previsto dall’articolo 1129 n.7 del codice civile.
Secondo la Suprema Corte, per essere valida, la deliberazione deve essere trascritta.
Tuttavia, anche nell’eseguire la trascrizione si devono osservare determinate regole. Una verbalizzazione incompleta può portare all’invalidità della delibera, in questo caso, più precisamente, alla sua annullabilità (cfr. Cass. n. 24456/09).
La trascrizione consiste nel riportare nel registro il processo verbale della discussione tra i condomini così com’è realmente avvenuta, poi sottoscritta dal presidente e dal segretario poiché, una volta che l’assemblea viene convocata, occorre dare conto di tutte le attività compiute, anche se le stesse non hanno dato vita a deliberazioni. Il verbale deve essere copiato integralmente con gli eventuali errori e/o omissioni e/o imprecisioni: l’amministratore non può apportare variazioni, correggere errori di calcolo, o aggiungere o togliere frasi.

La redazione del verbale dell’assemblea costituisce comunque una formalità essenziale per la regolarità della stessa, in quanto, conformemente a quanto dispone l’articolo 1137 del Codice Civile, l’assenza ne comporterebbe l’impugnabilità per non avere i condòmini, anche quelli dissenzienti, la possibilità di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale di tutte le attività, al fine di assumere le iniziative che dovessero ritenere opportune.
Il processo verbale – che, a norma dell’articolo 1136, ultimo comma, del Codice civile, dev’essere redatto e trascritto nel registro tenuto dall’amministratore – ha la funzione di documentare la valida costituzione dell’organo, la formazione e il contenuto della volontà condominiale espressa attraverso le assunte delibere. Secondo l’articolo 1130, primo comma, n. 7, del Codice civile, nel registro devono essere annotate le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta.
Il verbale offre una prova presuntiva dei fatti che afferma essersi verificati nel corso dell’assemblea, per cui spetta al condomino che impugna la deliberazione assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel documento, provare di essere dalla parte della ragione (Cassazione civile, 12 agosto 2015, n. 16774).

Nel caso in cui il verbale contenesse errori o falsità a cosa si andrebbe incontro? La Cassazione ha deciso che essendo il verbale una scrittura privata quindi non è possibile procedere in sede penale nei confronti di chi lo redige per il reato di falso ideologico (si cfr. Cassazione penale 14.1.1987 n. 1274), ed ancora, nel caso di esibizione da parte dell’amministratore di una copia di verbale d’assemblea difforme dall’originale non integra il reato di falsità in scrittura privata (art. 485 c.p.).
Su questo aspetto, i giudici della Cassazione, con la sentenza 9608/12, hanno affermato che, «l’alterazione della copia fotostatica di un documento, priva di attestazione di autenticità, esibita come tale e senza farla valere come originale, non integra il delitto di falsità materiale».
In materia civile, tuttavia, i condomini possono far valere i propri diritti poiché la mancata verbalizzazione dell’assemblea rappresenta un vizio di annullabilità della stessa.
Inoltre, considerato che il rapporto condominio-amministratore giuridicamente è un mandato con rappresentanza, può ipotizzarsi una responsabilità dello stesso amministratore in forza degli artt. 1710 e 1218 c.c., ove si dimostri che il proprietario o un terzo abbia subito un danno per aver consultato un registro i cui processi verbali siano stati trascritti parzialmente o addirittura del tutto omessi.
Se invece trattasi di vero e proprio “falso”, si può proporre o una querela di falso nei confronti di chi ha redatto e sottoscritto il verbale oppure proporre l’impugnativa della delibera assembleare per nullità assoluta.
Un dubbio in merito alla modifica del verbale potrebbe essere se il verbale dell’assemblea condominiale deve essere redatto, corretto e chiuso durante e alla presenza dell’assemblea condominiale, oppure se può essere redatto, corretto o modificato anche in assenza dell’organo collegiale.
Per rispondere alla questione la sentenza 31/03/2015 n° 6552 della Corte di Cassazione Civile, ha chiarito che se la correzione riguarda un errore materiale sul verbale ed esso non incide sul computo della maggioranza richiesta per l’assunzione della delibera stessa, questa si deve considerare del tutto valida.
Al contrario, deve considerarsi nulla la delibera assembleare assunta dopo che si è sciolta l’assemblea ed i condomini si siano allontanati.

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