Privacy in condominio ed oneri dell’amministratore

Il Condominio è un luogo dove numerose persone si trovano in stretta convivenza, per cui le esigenze di privacy e riservatezza vanno opportunamente prese in considerazione e tutelate. Se i dati personali, vengono divulgati, possono rivelare informazioni anche particolarmente delicate sugli abitanti del condominio, con conseguente lesione della riservatezza.
In tema di rapporti tra diritto alla privacy e informazioni relative alla gestione condominiale, il Garante per la protezione dei dati personali ha stabilito che nel condominio è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione ed il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n. 195/2003).
L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli condomini. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.
In particolare, l’amministratore in merito al suo ruolo può trattare solo le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione del condominio. Tra queste i dati anagrafici, gli indirizzi dei condòmini, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.
L’amministratore inoltre deve conservare attentamente i dati personali (sia in formato cartaceo che elettronico) ed impedire abusi e sottrazione dei dati, predisponendo adeguate misure di sicurezza.
A fini di trasparenza l’amministratore è tenuto a comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali (generalità, domicilio, recapiti anche telefonici). Questi dati devono essere affissi all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.
Il singolo condomino può sempre accedere ai dati che lo riguardano, rivolgendosi all’amministratore. Oltre alle informazioni che lo riguardano può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. L’amministratore di condominio può, quindi, mettere a disposizione dei condòmini che ne facciano richiesta tutta la documentazione da lui acquisita, che potrà però essere utilizzata al solo scopo di verificare la regolarità delle procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.
Ogni condomino ha quindi il diritto di chiedere all’amministratore di poter visionare ed avere una copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

In materia di privacy è bene sottolineare che sulle bacheche condominiali possono essere affissi solo avvisi di carattere genarli e non comunicazioni relative a singoli condomini, in particolare non possono essere affissi avvisi sulle morosità.
Anche per quanto riguarda la videosorveglianza devono essere seguite normative precise in relazione alla privacy. Nello specifico se viene installato un sistema di videosorveglianza dal condominio per il controllo delle aree comuni, devono essere rispettate tutte le norme in materia di privacy e protezione dei dati personali. In particolare, le telecamere vanno segnalate con gli appositi cartelli che esplicitano le finalità delle riprese, le registrazioni vanno conservate per un periodo limitato (24-48 ore, comunque non oltre 7 giorni nel qual caso occorre la verifica preliminare del Garante) ed infine le telecamere devono essere rivolte esclusivamente sulle aree comuni (accessi, garage) evitando i luoghi circostanti (strada, esercizi commerciali). Le registrazioni devono essere protette in modo che solo le persone autorizzate possano accedervi.
Per l’installazione di un sistema di videosorveglianza occorre una delibera assembleare con un numero di voti a favore pari alla maggioranza degli intervenuti e almeno la metà dei millesimi.
I moderni videocitofoni, così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni, anche tramite registrazione, possono talvolta essere equiparati ai sistemi di videosorveglianza. In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione.

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