Assemblea condominiale e avviso di convocazione

È durante l’assemblea condominiale che si discutono e si prendono decisioni sulle questioni più importanti che riguardano beni e servizi comuni.
L’assemblea condominiale non può prendere decisioni se non verifica che tutti gli aventi diritto a partecipare, quindi i proprietari delle singole unità immobiliari, gli inquilini e gli usufruttuari, sono stati regolarmente convocati mediante il cosiddetto avviso di convocazione.
La correttezza dell’avviso è parte determinante della legittimità dell’assemblea stessa, per questo esiste un protocollo che l’amministratore del condominio è tenuto a rispettare. Generalmente è l’amministratore di condominio che convoca l’assemblea almeno una volta l’anno, al fine di far approvare il rendiconto entro 180 giorni dalla chiusura di un anno gestorio.
Per convocare regolarmente l’assemblea, l’amministratore deve predisporre un apposito avviso di convocazione e comunicarlo a tutti i condomini.
L’atto di convocazione, che deve indicare in modo chiaro il luogo, la data e l’ora in cui si terrà l’assemblea e i punti che verranno esaminati durante il suo corso (i c.d. ordini del giorno), deve obbligatoriamente pervenire ad ogni condomino con un intervallo di cinque giorni dalla data fissata per l’assemblea.
L’avviso di convocazione può essere inviato con: raccomandata con ricevuta di ritorno, posta elettronica certificata (PEC),fax oppure tramite consegna a mano controfirmata dal ricevente. Non è valida la mail ordinaria e l’avviso lasciato sotto la porta o nella cassetta delle lettere, pena la possibile invalidazione della deliberazione successivamente adottata.
Tra le varie modalità la consegna a mano è sicuramente la più sicura e quella che lascia meno spazio a qualsivoglia tipo di contestazione. Nei condomini dove esiste il portiere l’amministratore affida a questi il compito di distribuire a mano a tutti i condomini le copie dell’avviso di convocazione e del verbale facendo apporre contestuale data e firma per ricevuta su una distinta.

Nell’avviso di convocazione deve essere indicato il giorno della prima convocazione dell’assemblea. Di norma, l’avviso indica anche una seconda convocazione, da tenersi nel caso in cui la prima data non vada bene o comunque non possa deliberare per un numero insufficiente di partecipanti. La seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno solare della prima, ma almeno il giorno successivo, e in ogni caso non oltre 10 giorni dalla prima.
La scelta dell’orario deve essere scelta in maniera ragionevole, evitando, ad esempio, la convocazione in orari lavorativi che non consentirebbero la massima partecipazione ed il raggiungimento delle maggioranze.
Anche il luogo della riunione deve essere presente sull’avviso di convocazione. Se la sede non è stabilita dal regolamento di condominio, essa può essere scelta liberamente dall’amministratore, ma a condizione che si tratti di una sede situata all’interno del Comune (o nelle immediate vicinanze) in cui si trova l’edificio condominiale e quindi raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti. È inoltre importante che l’assemblea non si svolga in un luogo diverso rispetto a quello indicato nell’avviso di convocazione, altrimenti è annullabile.
Infine l’avviso di convocazione deve indicare con particolare precisione, i punti posti all’ordine del giorno, per consentire ai condomini di conoscere in anticipo l’oggetto delle votazioni e decidere se partecipare o meno alla riunione o di partecipare in modo cosciente e consapevole, eventualmente procurandosi in anticipo i documenti necessari.
Se l’avviso di convocazione non rispetta queste regole, la decisione dell’assemblea è annullabile: questo significa che deve essere impugnata entro 30 giorni dal condomino dissenziente

Di recente, la Cassazione ha messo in luce un importante aspetto dell’avviso di convocazione dell’assemblea, ovvero il caso in, al momento della consegnadella raccomandata, il condomino non sia in casa e, quindi, viene lasciata nella cassetta delle lettere, l’avviso di giacenza. In questo caso quindi è bene conoscere se conti la data in cui l’amministratore spedisce la lettera, quella in cui il destinatario la va a ritirare alla posta o quella in cui il postino rilascia l’avviso di giacenza.
La soluzione data dalla Corte spiega la regola da applicare per individuare la data di perfezionamento della comunicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea – fatta con raccomandata con avviso di ricevimento – in caso di mancato recapito della raccomandata all’indirizzo del destinatario per assenza momentanea di quest’ultimo, è dunque questa: la comunicazione si ha per eseguita:
• dalla data di rilascio dell’avviso di giacenza, se il condomino ritira la raccomandata all’ufficio postale dopo oltre 10 giorni da quello in cui è stato immesso detto avviso nella sua cassetta delle lettere;
• oppure dalla data del ritiro della raccomandata, se ciò avviene prima di 10 giorni.

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